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Código de conducta para proveedores

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Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías Protección S.A.

 
Generar Valor y Confianza, un propósito que tenemos en común.
 
Cumplimiento
 
Este documento es una extensión del Código de Conducta de Protección S.A.
 
El conocimiento de este Código es un requisito previo a cualquier contrato que se celebre con Protección S.A. o su filial (en adelante Las Compañías). 
 
Mediante la firma del contrato y la aceptación de la orden de compra, el proveedor se compromete a que sus operaciones se ajustaran en un todo a las disposiciones incluidas en el presente documento y a que estará en capacidad de demostrar su acatamiento. 
 
Las Compañías podrán realizar en forma directa o a través de terceros, seguimientos y evaluaciones para verificar el cumplimiento de las disposiciones aquí contenidas por parte de los proveedores. En caso de que Las Compañías conozca cualquier acción o condición irregular, exigirá medidas correctivas.
 
¿A quién aplica este código?
 
Protección ha establecido unos principios de actuación específicos que deberán ser aceptados expresamente por los proveedores y aliados al momento de suscribir los contratos correspondientes. El no cumplimiento de las acciones aquí contenidas puede conllevar sanciones, e incluso la terminación de la relación contractual de acuerdo con lo dispuesto en este Código, los lineamientos internos de las Compañías y la normatividad vigente. 
 
Este documento define unos estándares mínimos no negociables a los que deben adherirse nuestros proveedores, independiente del lugar en donde se produzcan los bienes o presten los servicios. Se espera que a quienes cobijen las disposiciones expresadas en el presente Código, cumplan con la regulación local aplicable y demás normas legales vigentes, y en los casos en los que las disposiciones legales y el presente Código aborden los mismos temas, aplicarán las que proporcionen mayor protección.
 
Nuestras acciones, nuestro valor
 
Los proveedores son parte esencial de nuestra gestión, al trabajar juntos compartimos riesgos y generamos oportunidades, por eso es fundamental encontrarnos en una filosofía de trabajo que privilegie la actuación responsable.
 
Cuando hacemos las cosas bien, pensando en los propósitos comunes, generamos valor en nuestras relaciones, construimos confianza y aportamos a un mejor entorno para todos.
 
Compromiso ético
 
El comportamiento ético no es una opción, es parte integral del ejercicio de nuestros negocios. Este Código no define particularidades sobre todos los temas, parte del buen criterio del lector, quien ante un caso de duda deberá preguntarse lo siguiente:
  • ¿Esta situación me genera intranquilidad? 
  • ¿Siento que hay algo indebido en esta situación?
  • ¿Siento que mi proceder sería acorde con los principios éticos establecidos en este Código?
  • ¿Mi comportamiento afectaría negativamente a otros?
  • ¿Cómo me sentiría si tuviera que comunicar mi comportamiento?
  • ¿Cuáles serían las consecuencias de mi comportamiento frente a la empresa y la sociedad?
 
Nuestros Principios, el principio
 
Equidad 
Entendida como el trato justo y equilibrado en las relaciones laborales, comerciales y/o cívicas. Igualdad de trato para con todas las personas independientemente de sus condiciones sociales, económicas, raciales, sexuales y de género. 
 
Respeto
Reconocer al otro y aceptarlo tal como es. Más allá del cumplimiento legal de las normas y de los acuerdos realizados se tienen en cuenta los puntos de vista, necesidades y opiniones de las partes.
Responsabilidad
La intención inequívoca de cumplir con los compromisos, velando por los bienes tanto de la Sociedad como de sus grupos de interés.
 
Transparencia
Las relaciones de la Sociedad están basadas en el conocimiento y acceso a la información, dentro de los límites de ley y la reserva empresarial.
 
Relaciones para el largo plazo 
Creemos y promovemos relaciones de largo plazo. Rechazamos los negocios con personas naturales o jurídicas de quienes se tenga conocimiento que observan un comportamiento social y empresarial contrario a las leyes, la ética y las buenas costumbres, o que se encuentren cuestionados legal o reputacionalmente. 
 
Nuestros proveedores
 
Consideramos proveedores a las personas naturales o jurídicas que suministran bienes o servicios a las Compañías en desarrollo de los propósitos organizacionales.
 
También se aplica a aquellas personas naturales o jurídicas con las cuales celebramos acuerdos o alianzas para la prestación de servicios a nuestros afiliados, así como a los canales externos
 
Todas nuestras negociaciones se dan en el marco de los Principios Corporativos, atendiendo a criterios éticos, ambientales y sociales, cuidando que se respeten los derechos y deberes de las partes. En tal sentido, las Compañías cuentan con políticas internas para la gestión de sus proveedores, coherentes con los lineamientos de este Código.
 
Prácticas de negocio, actuar con convicción
 
La forma como obtenemos los resultados es tan importante como los resultados mismos, por tanto, definir unas reglas de comportamiento claras frente a asuntos que impactan la gestión de los negocios es necesario para garantizar la coherencia en todos los niveles de Protección. 
 
1. Prevención del lavado de activos
 
Protección y su filial están comprometidas con la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Por tal motivo, todos los proveedores tienen el deber de cumplir con los procedimientos establecidos por Las Compañías para la prevención de este tipo de riesgos, aplicando los controles establecidos, participando activamente en los procesos de capacitación, si se llegan a presentar, y reportando cualquier sospecha o irregularidad de la que tengan conocimiento a través de la Línea Ética. 
La renuencia para cumplir con los deberes mencionados podrá dar lugar a la terminación unilateral de las relaciones comerciales por parte de Las Compañías.
 
2. Prevención del fraude
 
Rechazamos el fraude en todas sus formas y en tal sentido no toleramos ningún acto que afecte a Las Compañías, nuestros accionistas, clientes, empleados o proveedores. En consecuencia, todos los proveedores tienen el deber de cumplir con los procedimientos establecidos por Las Compañías para la prevención del fraude, aplicando los controles establecidos, participando activamente en los procesos de capacitación, si se llegan a presentar, y reportando cualquier sospecha o irregularidad de la que tengan conocimiento a través de la Línea Ética.
 
Los proveedores deberán evitar incurrir en cualquier conducta que pueda ser considerada como fraudulenta, incluyendo, entre otras, las siguientes:
 
  1. Presentar información falsa o inexacta, así como omitir información verdadera, durante las actividades de relacionamiento con Las Compañías.
  2. Apropiarse de cualquier bien o activo, tangible o intangible, que sea de propiedad de Las Compañías, accionistas, clientes, empleados o proveedores.
  3. Participar en cualquier tipo de actividad que tenga como resultado o como efecto afectar la veracidad, exactitud u oportunidad de la revelación de la información financiera de Las Compañías, incluyendo, entre otras, las siguientes: 
  • Reportar información financiera falsa, inexacta o que no refleje la realidad del negocios o contrato celebrado.
  • Alterar la información registrada en los reportes financieros.
  • Aceptar o realizar pagos destinados a la realización de actos de soborno o corrupción en cualquiera de sus formas o de cualquier otro que sea considerado ilegal o prohibido de acuerdo con la legislación aplicable o a nuestras políticas internas.
  • Incluir en la celebración de contratos o cualquier otro negocio realizado con Las Compañías, cifras o valores que no reflejen la realidad de la transacción o del servicio prestado.
  • No denunciar oportunamente cualquier tipo de error o inconsistencia asociada a las cifras sobre los contratos o servicios prestados a Las Compañías. 
  • Para el caso de los proveedores que ofrezcan servicios relacionados con el registro de información contable o directamente con la revelación de los reportes financieros, omitir la realización de las actividades de control asignadas o no reportar oportunamente fallas significativas o materiales en el control interno.  
     
3. Prevención de la corrupción y el soborno
 
Rechazamos el fraude en todas sus formas, y en tal sentido no permitimos relaciones mediadas por pagos inapropiados, promesas y ofertas económicas, de empleo u otros beneficios que puedan influenciar una toma de decisión y privilegien intereses particulares. 
 
Nuestro actuar empresarial no tolera prácticas que atenten contra la transparencia y la legalidad en la interacción entre personas, empresas e instituciones de los sectores público y privado. Ninguna decisión comercial estará mediada por la existencia de algún tipo de soborno o acto de corrupción.
 
Es deber de los proveedores y sus empleados reportar a través de la Línea Ética cualquier sospecha que tengan sobre la realización de un posible acto de corrupción. 
 
4. Derechos Humanos 
 
Estamos comprometidos con el respeto a los Derechos Humanos en todos los ámbitos de operación de nuestros negocios, así como con remediar aquellas situaciones en las que dicho respeto haya tenido alguna falla por parte nuestra. En las actividades empresariales  que somos partícipes, no somos cómplices de la vulneración ni afectación a los derechos humanos.
 
Respetamos la diversidad cultural y fomentamos el trato justo, así mismo participamos activamente en los procesos de desarrollo social.
 
5. Derechos laborales
 
Estamos comprometidos con el cumplimiento de los Principios, Convenios y Recomendaciones de la Organización Internacional del Trabajo - OIT. No toleramos el trabajo infantil, forzoso o en condiciones que atenten contra la dignidad, salud y la seguridad del empleado o asesor. 
 
Nuestros proveedores deberán generar condiciones de trabajo en cumplimiento con estos estándares, promover la remuneración justa de sus empleados y procurar buenas prácticas de desarrollo, seguridad en el trabajo, protección social y formación.
 
Respetamos la libertad de asociación y velamos por una sana convivencia. 
 
6. Igualdad de oportunidades y no discriminación
 
Los trabajadores deben elegir un empleo de forma libre, justa, con dignidad y respeto. Nuestros proveedores deberán rechazar toda práctica discriminatoria en materia de empleo y ocupación. Se señala como discriminación a cualquier distinción, exclusión o preferencia por motivos de raza, color, sexo, orientación sexual, religión, opinión política, ascendencia nacional y origen social, enfermedad, edad, discapacidad, responsabilidades familiares, y la afiliación o las actividades sindicales. 
 
7. Cumplimiento de la ley
 
Cumplimos con todas las disposiciones legales, incluidas  las leyes que regulan la industria donde operamos, los reglamentos internos de las Compañías y los contextos en los cuales desarrollamos nuestra actividad empresarial, procurando que aquellos con quienes nos relacionamos igualmente las cumplan. 
 
8. Conflictos de interés
 
Privilegiamos el interés común sobre los intereses particulares; no comprometemos la integridad de nuestras acciones por obtener beneficios propios, por lo que evitamos cualquier situación que represente un conflicto de interés en relaciones comerciales y laborales, por acceso a información privilegiada, por capacidad de influencia en la decisión, por vínculos económicos, entre otras. 
 
Los proveedores deberán reportar cualquier posible situación generadora de conflictos de interés, tanto al momento de la contratación como durante la prestación del servicio. La misma obligación se aplicará cuando el proveedor se encuentre autorizado a subcontratar los servicios con terceros. 
 
9. Adquisición de bienes y servicios
 
Las Compañías cuentan con políticas y lineamientos internos, a disposición de los empleados y del público en general, para la compra de bienes o contratación de servicios. Es deber de los proveedores informarse y cumplir dichas directrices, y abstenerse de contratar en caso de duda. 
 
Para el detalle de estos temas, remitirse al Manual de Gestión de Proveedores o documento que haga sus veces en la compañía contratante.
 
10. Regalos y atenciones
 
Reconocemos que en el giro normal de los negocios pueden presentarse atenciones o regalos con el propósito de fortalecer las relaciones. Sin embargo, entendiendo que estas manifestaciones pueden generar compromisos o alterar el criterio para la toma de decisiones, nuestros proveedores deben abstenerse de esta conducta con los empleados de las Compañías.
 
No obstante lo anterior, y con el único propósito de facilitar el desarrollo de la actividad empresarial, Los Proveedores podrán entregar artículos publicitarios e invitar a los colaboradores de Las Compañías a eventos académicos (congresos, seminarios, capacitaciones) o para conocer la empresa o el producto ofrecido por un tercero. Para los casos de invitaciones a eventos académicos o conocimiento de empresas o productos, El Proveedor debe tener en cuenta que ningún Empleado podrá asistir sin que medie autorización del superior jerárquico y del área de Cumplimiento.
 
Dentro de este mismo orden, no están permitidos los regalos, invitaciones o atenciones mientras el contrato se encuentra en etapa de negociación o en revisión de la continuidad o prórroga del mismo, así como tampoco en los seis meses anteriores o subsiguientes a dicho momento; salvo aquellas visitas que tienen como finalidad conocer y evaluar las instalaciones, los procesos y el personal de la contraparte.
 
11. Medio ambiente
 
Reconocemos la importancia de unir esfuerzos alrededor del cuidado del medio ambiente y el desarrollo de estrategias para mitigar los efectos del cambio climático como una condición fundamental para la sostenibilidad. Nuestros proveedores deben velar por el cumplimiento estricto de las normas y leyes que les correspondan y actuar de la manera más responsable y consciente con el entorno que les rodea. 
 
12. Libre competencia 
 
No participamos en situaciones que pongan en desventaja la libre competencia o generen posiciones de monopolio.
 
13. Recursos de las Compañías
 
Somos responsables del uso adecuado de los recursos de las Compañías, entre ellos los equipos, sistemas y otros bienes tangibles o intangibles como la información, conocimiento especializado u otros procedimientos que pertenezcan al quehacer propio. No se podrán usar los equipos, sistemas o servicios de las Compañías de manera inapropiada o para algún propósito que viole la ley o los procedimientos internos, o ponga en riesgo la reputación de las Compañías o de terceros. 
 
14. Cuidamos la información, pautas para su uso y divulgación 
 
La Información Confidencial o Privilegiada está asociada a aquella información propiedad de las Compañías relativa a sus productos o procesos, clientes, colaboradores, accionistas o proveedores que no sea pública o no esté expresamente disponible para terceros. 
 
La información suministrada por los proveedores se protege siguiendo los más altos estándares de confidencialidad y la normatividad vigente, y sólo se entrega a terceros por requerimientos legales o como parte de la prestación del servicio acordado haciendo extensivas las cláusulas de confidencialidad. 
 
Nuestros proveedores deberán actuar en coherencia con estos lineamientos, velando por la seguridad de la información corporativa y de los clientes y tienen la obligación de evitar cualquier uso inadecuado de la información privilegiada o confidencial sobre las compañías. 
 
15. Derechos de autor y propiedad intelectual
 
La gestión del conocimiento y la producción intelectual que se genere en el desarrollo de los negocios respetará las disposiciones corporativas y legales en materia de propiedad intelectual y derechos de autor. No permitimos la utilización de software o herramientas tecnológicas que no cumplan los procesos de licenciamiento legal. 
 
16. Gestión del Código de Conducta
 
Velar por el cumplimiento del Código de Conducta es una responsabilidad de todos, para ello, empleados, asesores, proveedores, clientes, accionistas, inversionistas y todos nuestros grupos de interés cuentan con canales que facilitan la denuncia de cualquier situación que atente contra lo enunciado en este documento.
 
Cuando Las Compañías así lo exijan, los proveedores y sus empleados directos e indirectos deberán realizar las actividades de divulgación y formación del Código de Conducta. 
 
17. Línea Ética
 
Las Compañías cuentan con una Línea Ética como canal de comunicación confidencial y seguro, con el propósito de que los proveedores, entre otros grupos de interés, reporten las posibles irregularidades que atenten contra los principios éticos de las Compañías. 
 
18. Principio de anonimato y no-retaliación
 
Las compañías mantendrán absoluta reserva sobre la identificación de la persona que suministre la información. Las denuncias pueden hacerse de manera anónima o conocida.  En los procesos de investigación la no transparencia en la información también será considerada como falta a este Código.
 
19. Aplicación de sanciones
 
Las irregularidades cometidas pueden conducir a la imposición de sanciones, incluso a la terminación de la relación contractual. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales de responsabilidad civil o penal a que hubiere lugar. 
 
En las acciones sancionatorias adelantadas por las Compañías, se respetará el derecho de defensa de las personas involucradas.
 
EL COMPORTAMIENTO ÉTICO NO ES UNA OPCIÓN, ES PARTE INTEGRAL DEL EJERCICIO DE NUESTROS NEGOCIOS
 
Protección S.A. es signatario del Pacto Global de Naciones Unidas que promueve el desarrollo sostenible mediante 10 principios de gestión empresarial en los ámbitos de Derechos Humanos, Estándares Laborales, Medio Ambiente y Transparencia. 
 
Derechos Humanos
Principio 1: Apoyar y respetar la protección de los Derechos Humanos. 
Principio 2: No ser cómplice en el abuso de los Derechos Humanos. 
 
Estándares Laborales 
Principio 3: Respetar la libertad de asociación y negociación colectiva. 
Principio 4: Eliminar el trabajo forzoso o realizado bajo coacción. 
Principio 5: Abolir cualquier forma de trabajo infantil. 
Principio 6: Eliminar la discriminación en materia de empleo.
 
Medio Ambiente
Principio 7: Mantener un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente. 
Principio 8: promover mayor responsabilidad ambiental. 
Principio 9: Promover tecnologías amigables con el medio ambiente. 
 
Anticorrupción
Principio 10: Prevenir cualquier tipo de corrupción, incluidas la extorsión y el soborno. 
 
Exhortamos a nuestros proveedores y contratistas a actuar con responsabilidad y ética, a acoger altos estándares empresariales y a honrarlos a lo largo de su cadena de suministro.
 
 
 
COMPROMISO ÉTICO DE PROVEEDORES
 
Protección S.A.
 
Por medio de la suscripción de los contratos, los proveedores de Protección S.A. y/o su filial se comprometen a cumplir lo dispuesto en el Código de Conducta para proveedores y en el Manual de Gestión de proveedores de la compañía con la cual contraten.
 
Así mismo, se comprometen a divulgar las obligaciones que emanan de estos documentos con los empleado y contratistas que incidan en la prestación de los servicios contratados o de los bienes adquiridos.
 
Los contratistas también se comprometen a poner en conocimiento de Protección S.A. o sus filiales, cualquier actuación contraria a los principios, por medio de la línea ética:
 
linea.etica@proteccion.com.co 


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