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A continuación se encuentran los lineamientos normativos que cumplimos en PROTECCIÓN S.A. Y que extendemos a nuestros proveedores para garantizar un relacionamiento enmarcado en los términos legales.

Protección de datos personales y/o sensibles

La Ley 1581 de 2012, establece el Régimen General de Protección de Datos Personales y está reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014.

Según esta ley, un dato personal es cualquier información vinculada o que puede asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, y un dato sensible, es aquel que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Son sujetos del tratamiento de información, el titular de la información, el responsable, en este caso PROTECCIÓN SA y el encargado (tercero que realiza tratamiento por cuenta del responsable), en algunos casos, nuestros proveedores y colaboradores.

Dentro de los compromisos que tiene PROTECCIÓN SA, está el adecuado tratamiento de la información y/o datos personales, es por esto que, desde el área de contratación se cuentan con buenas practicas que velan por la confidencialidad de los mismos, además, PROTECCIÓN SA cuenta con las herramientas tecnológicas idóneas para su almacenamiento y buen uso.

De acuerdo con lo anterior, los proveedores con quienes se contrate la prestación de un servicio, e inmerso en este se encuentre el tratamiento de información, deberán en su calidad de encargados, cumplir con los lineamientos establecidos por la ley 1581 de 2012. Para garantizar que esto se cumpla, las áreas de contratación y regulación conjuntamente establecen clausulas en los contratos enfocados en el cumplimiento de esta normatividad.

Reserva y confidencialidad de la información

Información confidencial es toda aquella información no divulgada que tiene una organización y que es de su interés mantener en reserva, dentro de esta se pueden catalogar bases de datos de clientes o proveedores, estudios de clientes y de mercado, estrategias comerciales, entre otros.

Con el fin de garantizar una adecuada gestión de la información, PROTECCIÓN SA implementa dentro de las buenas prácticas de contratación, diferentes mecanismos a lo largo de la relación con sus proveedores, como lo son la suscripción de declaraciones y acuerdos de confidencialidad, la inserción de marcas en correos electrónicos y documentos, entre otros. Así mismo, en las minutas contractuales se define de manera explícita el alcance y manejo de la información catalogada como confidencial. El compromiso del proveedor es que sus colaboradores revelaran o utilizarán la información para el ejercicio de su propia actividad, por ningún motivo duplicaran o compartirán con terceros la información suministrada por PROTECCIÓN SA.

Estas disposiciones se realizan con base en lo estipulado en las circulares externas 052 y 042 de la Superintendencia Financiera de Colombia

Propiedad intelectual

PROTECCIÓN SA reconoce que toda empresa tiene activos intangibles, como lo son sus marcas o una patente de invención, y que éstos pueden llegar a convertirse en el principal activo de una organización. Este factor realza el compromiso de PROTECCIÓN SA frente a la protección de los derechos sobre estos intangibles.

La Propiedad Intelectual protege los intereses de los creadores al ofrecerles ventajas en relación con sus creaciones y cubre varios campos: La propiedad Industrial (patentes de invención, patente de modelo de utilidad, marcas, lemas, nombres, enseñas comerciales, etc.); los derechos de autor (obras literarias y artísticas, software) y los derechos conexos (interpretaciones o ejecuciones artísticas, fonogramas, etc.), de manera adicional están el secreto empresarial, la competencia desleal, entre otros.

En PROTECCIÓN SA, consideramos que una de las mejores oportunidades para asegurar la posición privilegiada de una empresa en el mercado, y hacerla más competitiva, es destacando la importancia de gestionar adecuadamente sus creaciones y la necesidad de protegerlas mediante los mecanismos específicos de la propiedad intelectual. Así mismo, encontramos de igual relevancia, identificar las creaciones de terceros que deban recibir un tratamiento especial para evitar incurrir en infracciones por vulneración a derechos de esta índole.

Nuestros proveedores garantizan que, en la ejecución de los servicios, se respetarán los derechos de propiedad intelectual y derechos de autor de terceros, de allí que todo software o aplicativos propios que llegare a utilizar en la prestación de servicios a PROTECCIÓN SA, se encuentran debidamente licenciados. Así mismo, en las minutas contractuales se establece una cláusula enfocada en todo el tema de propiedad intelectual y se deja claro y estipulado a quien pertenecen las creaciones resultantes durante la relación comercial.

De igual forma, nuestros proveedores se abstendrán de dar un manejo inadecuado y/o no autorizado de la marca PROTECCIÓN SA, dentro de la relación contractual y después de finalizada la misma.

SARO (Sistema de Administración del Riesgo Operativo)

El sector financiero se encuentra expuesto a diversos riesgos, por lo tanto, requiere un mayor control, seguimiento y tratamiento de estos. En consecuencia, PROTECCIÓN S.A, dentro de sus objetivos organizacionales se ha trazado, propender por el logro de un desarrollo sostenible, basado en una adecuada y oportuna gestión de riesgos, relacionada de manera proporcional con la planeación estratégica de la organización.

La organización ha consolidado la gestión del riesgo operativo, fortaleciendo su esquema de cuantificación y estableciendo las variables críticas a monitorear en cada uno de los procedimientos evaluados. Con este último aspecto se da un paso importante en relación con el esquema de autocontrol y autogestión hacia donde se enfocan los esfuerzos dentro de la administración del riesgo.

Alineados con esta práctica, nuestros proveedores deben contar con procedimientos de gestión de control interno, es decir con sistemas que permiten validar el cumplimiento de las diferentes políticas y prácticas establecidas por la organización para identificar y administrar sus riesgos.

SARLAFT (Sistema de Administración para la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo)

PROTECCIÓN S.A. tiene implementado un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT). Tiene como objetivo evitar que ingresen a la organización recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos, e identificar aquellos recursos que podrían estar siendo destinados a la financiación del terrorismo. Para esto, se cuenta con mecanismos que permiten detectar y analizar todas las operaciones que intentan dar apariencia de legalidad y se encuentran vinculadas con este riesgo.

Nuestros proveedores deben contar con medidas para evitar que sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dineros u otros bienes provenientes de actividades delictivas. Así mismo, deben cumplir y hacer cumplir por sus empleados, proveedores, contratistas y subcontratistas, lo expuesto en la circular externa 022 de la Superintendencia Financiera de Colombia

SST (Seguridad y Salud en el Trabajo)

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA CONTRATISTAS:

 

Manual de gobierno para Proveedores In House

Este manual de Gobierno les permitirá a los contratistas y proveedores de servicios In House, aplicar las políticas organizacionales y de ley que exige PROTECCIÓN SA, las cuales garantizarán la integridad de su personal y la sostenibilidad del negocio, además previenen situaciones que pudiesen conducir a accidentes de trabajo, enfermedades de tipo laboral, pérdidas reputacionales y económicas.

Adicionalmente da a conocer a los contratistas y proveedores de servicios In House, los beneficios que tienen dentro de las instalaciones de PROTECCIÓN SA, y les brinda elementos para que sepan cómo actuar ante alguna emergencia.



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