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Política Anticorrupción

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Introducción

En Protección el comportamiento ético es parte integral del ejercicio de nuestros negocios y el medio a través del cual alcanzamos nuestros objetivos estratégicos, al mismo tiempo que protegemos la actuación y el buen nombre de la compañía. Conscientes de los efectos negativos que pueden generar la corrupción en la reputación, finanzas, y en el cumplimiento de los objetivos estratégicos, en Protección no aceptamos prácticas que atenten contra la transparencia y la legalidad, al tiempo que rechazamos categóricamente cualquier acto o indicio de fraude o corrupción al interior de la organización, así como en nuestras relaciones con los distintos grupos de interés.

La Política para la Prevención y la Lucha Contra la Corrupción se fundamenta sobre el principio de CERO TOLERANCIA A LOS ACTOS CORRUPTOS, en todos los niveles de la organización y en todas las actuaciones de los colaboradores vinculados a nuestra entidad. 

En aplicación de este principio, Protección ha declarado la Transparencia como uno de sus Valores Corporativos y ha establecido un listado de deberes aplicables a todos los colaboradores, los cuales definen con claridad el compromiso organizacional con la ética y el respeto por las normas y las políticas organizacionales. Adicionalmente, Protección cuenta con una política y un sistema para la administración del riesgo de cumplimiento legal que incluye dentro de su alcance la identificación de los riesgos de corrupción a los cuales se encuentra expuesta la organización. 

Objetivo de la Política

Establecer los lineamientos y el marco de actuación necesarios para gestionar aquellas situaciones o eventos que puedan representar un riesgo de corrupción para Protección, con el fin de prevenir, detectar y mitigar la probabilidad de ocurrencia, materialización e impacto de dichos actos, en línea con los objetivos estratégicos. 


Alcance y Marco de Aplicación

Las disposiciones y directrices aquí contenidas son aplicables a Colaboradores, Proveedores, Asesores, Consultores, Auditores Externos, Alta Dirección, Miembros de Junta Directiva y demás prestadores de servicios de la organización en su relacionamiento con accionistas y demás grupos de interés.

El presente documento es complementario a la normatividad nacional e internacional en materia de gestión de los riesgos de fraude y corrupción y a los Códigos de Conducta y de Buen Gobierno.

Lineamientos Generales

Los lineamientos establecidos en la presente política deben entenderse de acuerdo con las siguientes definiciones:

  • Corrupción: son todos aquellos actos a través de los cuales un colaborador ofrezca, entregue, solicite o acepte un beneficio indebido, consistente en bienes o servicios de cualquier naturaleza, para sí mismo o para un tercero, con el fin de que otra persona o el mismo, ejecute un acto ilegal o se abstenga de cumplir con sus funciones.

Protección no admite bajo ninguna circunstancia acciones, conductas, faltas o situaciones intencionalmente fraudulentas y/o corruptas cometidas por sus colaboradores o proveedores. Cualquier falta de este tipo se considera grave y podría resultar en acciones disciplinarias.

Los Colaboradores, Proveedores, Asesores, Consultores, Auditores Externos, Alta Dirección, Directores y demás prestadores de servicios, deberán actuar en todo momento bajo principios éticos y corporativos de Protección, y en tal sentido no permitirán relaciones mediadas por pagos inapropiados, promesas y ofertas económicas, de empleo u otros beneficios que puedan influenciar una toma de decisión y/o privilegien intereses particulares.

Principios de actuación

Como parte de este sistema, Protección ha definido los siguientes principios de actuación para la prevención de actos corruptos aplicables a todos colaboradores, accionistas, consultores, proveedores, contratistas y, en general, a todas las personas vinculadas de alguna manera con Protección:

  • Todos los destinatarios de la presente política se comprometen a realizar sus funciones actuando dentro del marco normativo y respetando cada una de las políticas internas, igualmente se comprometen a adoptar medidas preventivas, implementar controles efectivos desde sus ocupaciones y evitar en todo momento que se presenten actos de corrupción en el desarrollo de sus actividades o de los compañeros.
     
  • Se prohíbe ofrecer cualquier tipo de beneficio, económico o de cualquier otra índole, a funcionarios públicos o privados, en el ejercicio de las funciones como empleados de la organización.
     
  • Asimismo, se prohíbe solicitar o aceptar cualquier tipo de beneficio, económico o de cualquier otra índole para sí mismo o para un familiar o un tercero, de funcionarios públicos o privados, en el ejercicio de las funciones como empleados de la organización.
     
  • Se prohíbe prometer, entregar o recibir pagos de facilitación, entendiendo por estos los pagos o regalos, incluso de pequeña cuantía, que buscan conseguir favores tales como acelerar un trámite, un servicio etc.
     
  • Se prohíbe incurrir en actos corruptos con el fin de celebrar negocios u obtener cualquier resultado comercial a favor de Protección. 
     
  • Todos los empleados de Protección tienen el deber de denunciar a la Línea Ética cualquier acto de corrupción en el cual se encuentre comprometido un funcionario de la Organización. La Compañía garantiza que las denuncias recibidas a través de la línea son tratadas con total confidencialidad, manteniendo en reserva la identidad de la persona que denuncia y protegiéndolo contra cualquier represalia en su contra. Además, se garantizará el respeto por el debido proceso en la gestión de las denuncias. 
     
  • A los Directores, la Alta Gerencia y los colaboradores a los cuales se les haya asignado un cargo de liderazgo se les exige una mayor responsabilidad y diligencia en el cumplimiento de los deberes éticos y tienen el compromiso de fomentar en sus equipos la cultura de cumplimiento y transparencia.
     
  • Protección se abstendrá de celebrar cualquier tipo de relación comercial o contractual de cualquier índole, con personas jurídicas o naturales que hayan sido condenadas por delitos asociados a corrupción o soborno en cualquiera de sus modalidades.
     
  • Los riesgos de corrupción a los cuáles se encuentra expuesto Protección se encuentran identificados en la matriz de riesgos de cumplimiento, donde además se incluyen los controles necesarios, los cuales serán ejecutados por los dueños de los procesos y monitoreados por las áreas de control interno.
     
  • La función de detección de actos corruptos se complementará con estrategias de prevención, con especial énfasis en la formación y la capacitación permanente sobre las normas y deberes éticos de los empleados de Protección.

La Junta Directiva, a través del Comité de Gobierno Corporativo y Sosteniblidad, será la encargada de aprobar las modificaciones a las anteriores medidas y será informada cuando lo requiera sobre los resultados de la gestión del riesgo de corrupción.

Estructura

1. La Junta Directiva y la Alta Dirección serán responsables por promover una cultura y un comportamiento ético, comunicando la importancia y responsabilidad, que tienen todos los Colaboradores, Proveedores, Asesores, Consultores, Auditores Externos, Alta Dirección, Directores y demás prestadores de servicios, en el proceso de prevención y detección de eventos de fraude o corrupción, garantizando los recursos necesarios para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la política.
 

2. Oficial de transparencia: El rol de Oficial de Transparencia puede ser asignado a un persona o área específica. Con independencia de quien lo ejerza, su función general se concreta en promover la implementación de un Programa anticorrupción para gestionar aquellas situaciones o eventos que puedan representar un riesgo de materialización de estas conductas.  

Adicionalmente, tendrá a su cargo las siguientes actividades: 

  • Servir de enlace y coordinar con las demás áreas de la Organización para asegurar una implementación transversal del programa.
     
  • Monitorear y atender las situaciones que representen riesgo de corrupción. 
     
  • Revisar los contenidos de los contratos de transferencia- transmisión de datos que se suscriban. 
     
  • Integrar en las políticas anticorrupción a los terceros o proveedores. 
     
  • Solicitar que se realicen las investigaciones necesarias en caso de presentarse conductas de posible corrupción y asegurar que se lleve a cabo un debido proceso hasta su culminación.
     
  • Acompañar y asistir a la organización en la atención de las visitas y los requerimientos que realicen las entidades de control respecto de este tema.​

3. Dirección de Formación y Cultura: La función frente al programa de protección de datos de la Dirección de Formación y Cultura se concreta en: 

  • Impulsar, en conjunto con Cumplimiento Legal, una cultura de cero tolerancia a la corrupción dentro de la organización. 
     
  • Realizar capacitaciones para todos los empleados de la compañía sobre la política anticorrupción desde el momento de la inducción y con actualizaciones periódicas. 

4. Los Colaboradores, Proveedores, Asesores, Consultores, Auditores Externos, Alta Dirección, Directores y demás prestadores de servicios, son responsables de conocer y entender esta política, las acciones que pueden constituir un evento de fraude, ejecutar los controles a su cargo, reportar los incidentes sospechosos a través del correo linea.etica@proteccion.com.co y cooperar con las investigaciones que de allí se puedan  derivar. 

Cualquier omisión de reporte y/o de cooperación con las investigaciones constituirá una falta frente al cumplimiento de esta política y el Código de Conducta y de Buen Gobierno.

Políticas y procedimientos

Protección establecerá políticas y procedimientos, alineados con las directrices generales impartidas en este documento y que permitan la prevención, detección, investigación y respuesta a los riesgos de fraude y corrupción, acogiendo además los requerimientos legales de su entorno empresarial y estableciendo el régimen sancionatorio en los casos de incumplimiento de esta política.

Dichos procedimientos deberán incluir, entre otras, actividades orientadas a prevenir que las donaciones o cualquier otra contribución caritativa, sean utilizadas para ocultar actos de corrupción o de soborno.

1. Políticas para el Lobby o Cabildeo

El lobby o cabildeo es entendido por Protección S.A. como aquellas actuaciones que buscan que las decisiones de la Administración Pública sean tomadas con pleno conocimiento de las ventajas y desventajas que las mismas conllevan para que de esta forma se tomen las mejores decisiones para la economía del país y de nuestros afiliados, sin afectar o desincentivar la inversión privada, o aquel ejercicio que busca dar a conocer nuestra opinión sobre temas del negocio en los cuales podemos brindar una visión especializada, pero en ningún momento puede entenderse como actividades que buscan influir de manera inadecuada o pensando únicamente en sacar un provecho para la organización, lo cual está absolutamente prohibido en nuestro compromiso de Cero Tolerancia a la Corrupción.

En este orden de ideas y entendiendo que, un manejo inadecuado de estas actividades puede llevar a que se presenten influencias o presiones indebidas (actos corruptos) se establecen las siguientes pautas que pretenden evitarlos:

  • Las actividades de Lobby se canalizarán siempre a través de las agremiaciones de las cuales Protección hace parte. En los eventos en los que la actividad no pueda ser llevada a cabo a través de la agremiación, Protección podrá realizarlo directamente, observando las reglas que se detallan a continuación. 
     
  • Reconocemos los beneficios que trae un correcto funcionamiento de la Democracia y lo perjudicial de la corrupción para el crecimiento económico, empresarial y de Protección S.A.
     
  • Somos respetuosos de la autonomía en la toma de decisiones del sector público.
     
  • Protección S.A. defiende la integridad pública y no tolera ningún acto de corrupción o soborno en búsqueda del beneficio de la Compañía o sus colaboradores.
     
  • Protección S.A. evita la influencia desproporcionada de los grupos de interés.
     
  • Protección S.A no realiza actividades de Lobby de manera independiente, únicamente participa de estas por medio de Asociaciones Gremiales (Asofondos).
     
  • Las personas que realicen actividades de Lobby, defendiendo los intereses de Protección S.A. deberán actuar de una forma acorde con nuestros principios corporativos.
     
  • Las personas que realicen actividades Lobby o Lobistas deberán comportarse de una manera íntegra y en cumplimiento en todo momento de la normatividad colombiana y la normatividad interna de la organización.
     
  • La Junta Directiva, a través del Comité de Gobierno Corporativo y Sosteniblidad, será la encargada de aprobar las modificaciones a las anteriores medidas y será informada cuando lo requiera sobre los resultados de la gestión del riesgo de corrupción.

2. Política sobre contribuciones a Campañas Políticas

Protección no realiza aportes o financia ningún tipo de Campañas Políticas. Los representantes legales y los miembros de la Junta Directiva que realicen aportes a título personal, deberán informarlo al Comité de Gobierno Corporativo y Sostenibilidad.

Canales de denuncia e instancias de investigación

Todos los destinatarios de la presente política pueden denunciar al correo electrónico linea.etica@proteccion.com.co  cualquier acto de corrupción en el cual se encuentre comprometido un funcionario de la Organización.

Cualquier denuncia que se presente sobre el tema se pondrá en conocimiento ante el Comité de Ética y allí se definirá si es necesario adelantar una investigación y el responsable de la misma.

Comportamientos Aceptables y No Aceptables

Aceptables: Se definen como los comportamientos del individuo que son guiados por los lineamientos del Código de Conducta y Ética y en el marco de la legalidad, entendiendo que sus acciones no busquen afectar o influir la decisión de un tercero, o bien, cuya intención no pretenda la obtención de un beneficio personal.

No Aceptables: En adición a los definidos en el capítulo III del Código de Conducta y Ética y mencionados como principios de actuación, se establecen los siguientes comportamientos no aceptables relacionados con el fraude y la corrupción:

  • Reportar intencionalmente gastos e ingresos ficticios.
     
  • Realizar cambios no autorizados en la información contable o bien, manipular cifras financieras.
     
  • No denunciar oportunamente cualquier tipo de error o inconsistencia asociada a los reportes financieros.
     
  • Clasificar activos de la Compañía en forma indebida o inapropiada.
     
  • Ocultar o encubrir las obligaciones financieras y gastos de la Compañía.
     
  • Omitir cualquier tipo de información, evento o transacción que de acuerdo con la normatividad aplicable deba ser incluida en los reportes financieros.
     
  • Emitir certificaciones falsas sobre la aplicación de las actividades de control diseñadas para garantizar la transparencia de los reportes financieros.
     
  • Omitir la realización de las actividades de control asignadas a cada funcionario o no reportar oportunamente la falla en una de éstas.
     
  • Valorar activos de Las Compañías en forma malintencionada para obtener algún tipo de beneficio particular o en beneficio de un tercero.
     
  • Manipular o alterar informes de seguimiento o de evaluación elaborados por la Auditoría Interna o Revisoría Fiscal.
     
  • Incluir en la celebración de contratos o cualquier otro acto realizado en nombre de Las Compañías, cifras o valores que no reflejen la realidad de la transacción o del negocio celebrado.
     
  • Usar inadecuadamente el poder, los recursos o la información para influenciar la toma de decisiones con el fin de obtener un beneficio personal o para un tercero.
     
  • Manipular, alterar, extraer o eliminar información de Las Compañías o sus grupos de interés sin autorización.
     
  • Recibir beneficios económicos de parte de un proveedor en la celebración de un contrato o prestación de servicios.
     
  • Favorecer a clientes o proveedores vinculados a Las Compañías.
     
  • Inducir o influenciar a un cliente o proveedor en particular, para la compra de un bien o activo, a cambio de un beneficio particular.
     
  • Direccionar los procesos en contra o a favor, que conlleven a vencimientos de términos y/o a la omisión de la debida defensa de los intereses de Las Compañías.

Sanciones

Las faltas cometidas por nuestros grupos de interés serán objeto de sanciones disciplinarias en los términos de la Ley, Reglamento Interno de Trabajo o documento que defina las condiciones a las cuales deben sujetarse los mismos en sus relaciones con la compañía.

Gobernabilidad

La aprobación de la presente política está a cargo de la Junta Directiva. Cualquier modificación deberá ser aprobada por estos mismos órganos.  


Divulgación y actualización

La presente política se divulgará permanentemente a todos los Colaboradores, Proveedores, Asesores, Consultores, Auditores externos, Alta Dirección, Directores y demás prestadores de servicios de las Compañías, a través de los mecanismos que cada una de ellas considere adecuados de acuerdo con sus características de estructura, modelo operativo, jurisdicciones y demás factores relevantes.

La presente política se actualizará de acuerdo con los cambios organizacionales, disposiciones legales u otros aspectos que puedan afectar los lineamientos aquí descritos.

 


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