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Política de compras y contratación

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El proceso de contratación cumple un rol importante dentro de la cadena de valor de la organización, propiciando que la compra de bienes, suministros y la contratación de servicios se realice de acuerdo a lineamientos organizacionales y legales, velando por el cumplimiento de adecuados niveles de servicio acordados con los proveedores y el buen uso de los recursos económicos asignados.

A continuación se explica el proceso de compras y contratación de acuerdo con lo estipulado en la política:

Conflicto de intereses

La selección, elección y contratación de los proveedores se realiza de manera objetiva; es decir, nuestras contrataciones están fundamentadas en criterios técnicos, profesionales, transparentes y éticos.

En congruencia con los principios establecidos por nuestra compañía en el Código de Conducta y Ética se busca evitar situaciones que pongan en duda la integridad y transparencia del proceso, para esto se establecen los siguientes lineamientos sobre el conflicto de intereses:

No está permitido que los proveedores ofrezcan dinero, viajes, comisiones, seminarios u obsequios a nuestros colaboradores, cuyo costo total supere los US$100 o que el conjunto de elementos recibidos exceda de US$500 al año.

Nuestros colaboradores no podrán dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas por PROTECCIÓN, los cuales puedan afectar su independencia e influir en sus decisiones, para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio o de terceros. Se exceptúan los regalos o invitaciones institucionales o publicitarias que hagan parte del giro ordinario de los negocios, tales como lapiceros, libros, atenciones de negocios de costos moderados, entre otros.

Ninguno de nuestros colaboradores podrá realizar negociaciones con proveedores en donde trabajen personas con las que tenga hasta un tercer grado de consanguinidad – afinidad o primer grado civil (adoptante y adoptivo) o algún accionista del proveedor que tengan grado de consanguinidad o afinidad con el empleado de Protección que contrata.

Protección S.A cuenta con un canal de comunicación: línea.etica@proteccion.com.co a través del cual, usted como proveedor, los clientes internos y externos de la Organización, podrán contarnos aquellas acciones o procedimientos que se salen de los parámetros antes descritos o denunciar de manera libre y respetuosa las conductas de nuestros colaboradores, que consideren atentan contra el proceso de contratación, nuestra ética organizacional y principios corporativos; de esta manera, podremos analizar e iniciar las investigaciones administrativas que sean del caso.

Registro

El registro de proveedores es el proceso a través del cual las personas jurídicas o naturales suministran información y anexan documentación requerida para ser incluidos en las bases de datos de proveedores de Protección S.A y de esta forma poder prestar servicios o suministrar bienes a nuestra compañía.

A través del registro se busca que la empresa prestadora del servicio cumpla con mínimos corporativos, requisitos legales y revisión en listas restrictivas, una vez cumpla con los requerimientos.

Para conocer los detalles del registro de proveedores diríjase al icono de Registro Único de Proveedores.

Selección

Basados en nuestros principios corporativos, establecidos en el Código de Conducta y Ética, nuestra compañía ha establecido que bajo ninguna circunstancia se sostendrán relaciones comerciales con entidades o personas que financien el lavado de activos o el terrorismo, que realicen prácticas de explotación laboral o cuyo comportamiento ético, social o empresarial vaya en contra de la ley.

El proceso de selección depende del servicio que el proveedor vaya a prestar a nuestra compañía (Estratégico, No Estratégico).

Para los servicios estratégicos PROTECCION S.A realiza una invitación a los proveedores que tienen el alcance del servicio para participar en un proceso de selección. En este caso, los proveedores presentan sus propuestas según los requerimientos de nuestra compañía, posteriormente un equipo interdisciplinario analiza integralmente las propuestas, realizan visita a las instalaciones de los proveedores y finalmente se procede a seleccionar la propuesta que más se acerque al cumplimiento de los requerimientos expuestos por nuestra organización.

Para los servicios considerados No Estratégicos, es necesario que nuestros proveedores presenten su oferta de servicio técnica y económica; posteriormente PROTECCIÓN S.A realiza una comparación de las diferentes opciones del mercado y selecciona la propuesta que le genere mayor valor.

Dependiendo del valor de la compra o servicio se solicita la participación de diferentes proveedores basado en el siguiente cuadro:

Valor de la Compra o Servicio Número de cotizaciones requeridas
De US$ 1 hasta US$10.000 1 Cotización
Mayor a US$10.000 3 Cotizaciones

Categorización

Con el propósito de optimizar los recursos y enfocar los controles a aquellos servicios que pueden afectar la operación de la Compañía, PROTECCIÓN S.A ha establecido la siguiente clasificación de los servicios que permiten definir los pasos a seguir al momento de iniciar su proceso de contratación:

Servicios Estratégicos

Acceso a información financiera de afiliados

Administración y custodia documental

Servicios que impactan la operación del core

Servicios claves

Los servicios diferentes a los contemplados en la lista anterior se consideran servicios no estratégicos.

Proceso de contratación

Después de seleccionar el proveedor se procede a la contratación de la siguiente manera:

  • La compra de bienes o contratación de servicios se activa con la orden de pedido, la cual se envía a nuestros proveedores por medio del correo electrónico.
  • Los servicios considerados como estratégicos o que el monto sea superior a US $50.000, la formalización de la contratación se hace mediante un contrato.
  • En el documento contractual se establece el objeto del servicio, el valor, la vigencia, obligaciones y deberes, acuerdos de niveles de servicio y demás cláusulas que permiten definir los alcances de cada compañía. Este documento se legaliza con la firma del representante legal de cada una de las partes.
  • Para nuestra compañía es muy importante que los contratos que generan algún riesgo o impacto estén respaldados por medio de garantías para proteger los intereses de la organización.
  • Las pólizas se definen de acuerdo al tipo de servicio y el proveedor las debe presentar con la firma del contrato. Así mismo, el proveedor debe actualizar y entregar las pólizas cuando los contratos tienen renovación automática.

Contratación por medio de outsourcing

A continuación se presentan las políticas en una contratación por medio de Outsourcing:

  • Los empleados de proveedores de servicios en Outsourcing y personas naturales en predios de PROTECCIÓN no podrán participar de actividades recreativas y eventos internos formales. Solo podrán participar con previa autorización de la Dirección de Relaciones Laborales.
  • Los empleados de proveedores de servicios en Outsourcing no podrán ejecutar cargos de empleados de Protección S.A.
  • Los proveedores de servicios en outsourcing o personas naturales que presten sus servicios fuera de predios, serán los responsables de suministrar los recursos físicos necesarios para la prestación del servicio. Los que presten el servicio en predios de PROTECCIÓN, deberán proveer los equipos y recursos específicos necesarios para la prestación del mismo, así como, la papelería, software y mantenimiento que requieran dichos equipos.
  • En caso de autorizar al proveedor el ingreso de equipos personales a las instalaciones de la Compañía, el mismo se compromete a cumplir todas las políticas internas y requisitos de ley relacionadas con el uso de equipos de cómputo, y exonera a Protección S.A de cualquier responsabilidad.
  • Los proveedores que presten sus servicios en predios de PROTECCIÓN, deben presentar trimestralmente un certificado emitido por Revisoría Fiscal donde conste que está a paz y salvos con los pagos de seguridad social.
  • PROTECCIÓN S.A realiza visitas a los proveedores de servicios considerados estratégicos de manera trienal.
  • A los proveedores que laboran dentro de nuestras instalaciones o que tengan acceso a información privilegiada deben garantizar una capacitar a sus empleados en temas de SARO y SARLAFT.

Facturación

Para realizar los pagos a nuestros proveedores es indispensable que inicialmente hayan realizado todo el proceso de registro como proveedores mencionados con anterioridad en esta política, debido a que sin dicho proceso los pagos no podrán ser efectuados.

Posteriormente nuestros proveedores deben entregar el documento (factura, cuenta de cobro, solicitud de pago, nota contable) físico y una copia a los centros de correspondencia.

Todas las facturas deben de tener indicado el número de la orden de pedido y el nombre del contado en Protección para que puedan ser recibidas en los centros de correspondencia.

Para conocer los detalles del registro de proveedores diríjase al icono de Proceso de Facturación.

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