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Deberes de los empleadores en el ahorro de la pensión

En el ahorro de la Pensión Obligatoria el empleador cumple un papel clave, al ser el responsable de las cotizaciones periódicas y oportunas de esta prestación. Aquí te presentamos los principales deberes del empleador:

  • Hacer las cotizaciones obligatorias al Fondo de Pensión Obligatoria donde esté afiliado el trabajador, con base en el salario o los ingresos por prestación de servicios que devengue.

  • Consignar los aportes en los plazos señalados por la ley, de no hacerlo debe asumir el pago de un interés moratorio.

  • Informar a los empleados sobre los aportes pagados al sistema de seguridad social, o garantizar que estos puedan consultarse.

  • No apropiarse de los recursos destinados para el pago de la seguridad social de los trabajadores.

  • En caso de presentarse una terminación unilateral del contrato sin justa causa, informarle al trabajador por escrito, el estado del pago de los aportes a la seguridad social de los tres meses anteriores. Además, se debe adjuntar el comprobante de pago de las mismas.

  • Las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado son las responsables de la afiliación de sus asociados al sistema de seguridad social, así como del pago de los aportes que se deben efectuar.

  • Por el contrato laboral se debe el cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo, la afiliación y el pago de aportes al sistema de seguridad social por parte del empleador.

 

Cuando el empleador pone en práctica estos deberes, contribuye a la seguridad social de sus trabajadores al tiempo que se evita el incumplimiento de obligaciones que podrían llevar al reconocimiento de pagos adicionales como intereses de mora establecidos por ley, o el reconocimiento de pensiones a sus trabajadores por los riesgos de invalidez, vejez o muerte, cuando no ha realizado las cotizaciones al sistema de la seguridad social.

 

¿Qué pasa cuando no se cumplen estos deberes?

 

  • Se generan deudas para el empleador por el no pago oportuno de los aportes, llevando a que se deban pagar sobrecostos por intereses en la cotización para la pensión y los costos por honorarios que deba asumir el empleador en un eventual proceso de demanda por parte de la administradora.

  • El empleador puede verse expuesto a sanciones por parte del Ministerio de Protección Social al éste tener la potestad de hacer investigaciones administrativas en razón del no pago de la seguridad social.

  • También se expone a procesos penales o judiciales por parte de los empleados, considerando que al descontar el porcentaje correspondiente al empleado y no pagar los aportes de la Seguridad Social en Pensiones se constituye en un delito, al darse una apropiación indebida de recursos.

 

¿Por qué se puede generar una deuda?

El no pago del aporte para la pensión puede darse por tres causas.

 

Incumplimiento de los plazos para el pago - Pago extemporáneo

Cuando no hay pago o no se reportan las novedades del trabajador

Pago erróneo

Cuando el aporte no se realiza dentro del período establecido por la ley y no se pagan los intereses de mora por los días del retardo (Artículo 23 de la Ley 100 de 1993 y e l artículo 28 del Decreto 692 de 1994).
Para descargar las fechas de pago haga clic aquí.

Todo hecho que afecte el monto de las cotizaciones o de las obligaciones económicas que se tienen frente al sistema. Los cambios deben informarse en el mismo mes de cotización en la planilla de autoliquidación. El empleador puede realizar las correcciones a las planillas en cualquier momento. (Artículo 23 del Decreto 1818 de 1996). También se presenta cuando no hay pago y el afiliado está aún trabajando con el empleador.

Se puede presentar por varias causas: cuando el aporte se hace por un valor menor, cuando la suma de la planilla da menor valor, cuando no se pagan otros conceptos de la cotización como Fondo de Solidaridad Pensional o cuando se paga a una administradora distinta a la que realmente está afiliado el trabajador, por un período ya vencido sin los intereses de mora,entre otras.

Cuando se presentan una de estas tres situaciones pueden generarse dos tipos de deuda:

  • Deuda real: se genera deuda por un menor valor pagado de la cotización del total de la planilla, falta de pago del Fondo de Solidaridad o por el pago extemporáneo sin los correspondientes intereses de mora. Efectivamente hay pago del período para los afiliados relacionados en la planilla pero queda un saldo de capital en razón a la forma de imputación del pago debido al faltante del interés de mora o del error en la cotización.
  • Deuda por períodos no cotizados por afiliado: se presenta cuando no se identifica pago del empleador por los períodos y por los afiliados con quien se tiene relación activa. Esta deuda puede ser actualizada por el empleador cuando tiene novedades en el pago para reportar a la administradora o cuando remite el pago a otra AFP, por lo tanto, mientras no se corrija se presume el no pago del aporte, pues el empleador debe hacer la corrección. Si se comprueba el no pago, la deuda pasa a ser real, y se identifica como declarada sin pago.

¿Cuáles son los intereses de mora?

El interés de mora para la seguridad social, es el mismo en materia de impuestos. Este interés lo fija la Superfinanciera; tanto el interés remuneratorio como el moratorio no podrán exceder 1.5 veces el interés bancario corriente, es decir, el *28.76% efectivo anual para la modalidad de crédito de consumo y ordinario.

Los intereses de mora en el Régimen de Ahorro Individual se abonan en las cuentas individuales de ahorro pensional de los respectivos afiliados. En ningún momento se constituye en un pago a favor de la Administradora.

*Vigente para el período entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre de 2014

(Artículo 884 del Código de Comercio, en concordancia con lo señalado en los artículos 11.2.5.1.2 y 11.2.5.1.3 del Decreto 2555 de 2010)

¿Cómo se liquidan los intereses?

Con la reforma tributaria, Ley 1066 de 2006 se cambió la forma de causación y liquidación de intereses de mora para la seguridad social. Para esto se tiene un tiempo de corte el cual establece el tipo de interés que debe aplicarse a la deuda.

“Artículo 23 de la Ley 100 de 1993. Sanción Moratoria. Los aportes que no se consignen dentro de los plazos señalados para el efecto, generarán un interés moratorio a cargo del empleador, igual al que rige para el impuesto sobre la renta y complementarios. Estos intereses se abonarán en el fondo de reparto correspondiente o en las cuentas individuales de ahorro pensional de los respectivos afiliados, según sea el caso. “ (...)

1. Si la mora se causó antes del 28 de junio de 2006 se debe asumir el pago de un interés simple: el capital adeudado x por la tasa del día x por los días en mora.

2. En el caso de que la mora se presente después del 28 de junio de 2006, se debe realizar un cálculo de interés compuesto, utilizando como referencia la tasa de usura, la cual es certificada como una tasa efectiva anual (E.A.). La fórmula que se debe emplear equivalente a los días en mora (time), utilizando la tasa equivalente a la tasa efectiva de usura que periódicamente se determina con base en el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Financiera de Colombia, es la siguiente:

 

 

Nota: si la deuda se constituye y se mantiene antes y después de la fecha de corte, 28 de junio de 2006, se debe aplicar a la deuda los dos tipos de interés. Es decir, si por ejemplo se generó en enero de 2005 y no se ha cancelado a febrero de 2012, la mora se liquida así:

  • De enero de 2005 al 28 de junio de 2006, se aplica el interés simple.
  • Del 29 de junio de 2006 a febrero de 2012, se liquida el interés compuesto.

Veámoslo con un ejemplo:

Interés Simple
Capital Tasa de Mora Días de Mora Intereses Total a Pagar
1.000.000 29,09% 30 $23.909,59 $1.023.909,59
1.000.000 29,09% 60 $47.819,18 $1.047.819,18
1.000.000 29,09% 90 $71.728,77 $1.071.728,77

 

Interés Compuesto
Capital Tasa de Mora Días de Mora Intereses Total a Pagar
$1.000.000,00 29,09% 30 $24.187,96 $1.024.187,96
$1.024.187,96 29,09% 60 $50.145,25 $1.074.333,21
$1.074.333,21 29,09% 90 $79.858,64 $1.154.191,84

 

Días en mora 30 días 60 días 90 días
Diferencia $278,37 $26.514,03 $82.463,08

 

¿Cómo se hace el cobro de los aportes en mora para la pensión?

Las administradoras de fondos de pensiones como Protección realizamos un proceso de cobro que consta de tres fases, las cuales pueden ser implementadas en su totalidad dependiendo de la respuesta de pago por parte del empleador.

Cobro administrativo Cobro pre-jurídico Cobro Jurídico
Se realiza el primer reporte de la deuda al empleador a través de una comunicación escrita donde se discrimina el empleado, el período pendiente por cotizar y el valor a pagar. Se solicitan además los reportes de pago, esto en caso de que el aporte sí se haya hecho, pero la administradora no cuente con el soporte correspondiente para acreditarlo.

Si se tiene la planilla de pago, la deuda queda subsanada. En caso de que efectivamente no se haya hecho el aporte, pasa a un plazo de pago aproximadamente de tres meses.
Cuando no se obtiene solución de la deuda luego del cobro administrativo, ésta puede pasar a esta etapa prejurídica.

En este caso es un requerimiento de ley, más formal donde se envía un reporte detallado de la deuda. Se solicita al empleador nuevamente el reporte de las novedades, en caso de presentarse, o el pago correspondiente dentro de un plazo máximo 15 días hábiles. Si no se da solución en este período, pasa a conformarse un cobro jurídico
En esta etapa de cobro la empresa inicia un proceso legal por el no cumplimiento de sus obligaciones en el pago de los aportes a pensión de sus empleados.

Se da entonces inicio a un proceso ejecutivo a través de un abogado con el empleador, buscando que a través de la vía legal éste reconozca a sus empleados el pago de su seguridad social.

 

¿Cómo se puede realizar el pago de la deuda?

Cuando el empleador va a realizar el pago de los aportes pendientes por pagar pueden presentarse unos acuerdos de pago que faciliten el proceso de cobro a ambas partes. Estos son:

Acuerdos conciliatorios y acuerdos de pago de cobro administrativo y prejurídico

  • Acuerdo de pago: es de 1 a 3 meses, es verbal y no requiere documento firmado, solo requiere la tabla de liquidación de la deuda.
  • Acuerdo conciliatorio: es de 4 a 12 meses, se requiere documento firmado por ambas partes, administradora y empleador, y la tabla de liquidación de la deuda.

El acuerdo implica:

  • El reconocimiento de la deuda por parte del empleador, en donde la deuda debe estar depurada en su totalidad y especificar las novedades laborales y los salarios de sus empleados.
  • La declaración del empleador que no tiene afiliados siniestrados a la fecha.
  • El deber de continuar pagando oportunamente las cotizaciones de sus empleados.

El acuerdo no implica:

  • Novación de Obligación, es la misma obligación y continúa en mora.
  • La no generación de intereses, ya que la deuda queda saldada es al momento del pago. Las cuotas del acuerdo se liquidan con interés hasta el momento de pago, y las cuotas deben ser reliquidadas cada 3 meses por variaciones en la determinación de la tasa de interés.
  • La reducción o condonación de intereses de mora, ya que éstos son una sanción legal al empleador que se destina en su totalidad a la cuenta individual del afiliado.
  • El cubrimiento de pensiones por la ocurrencia de una invalidez o muerte de los afiliados, si no cumple con los requisitos de ley.
  • Los períodos en deuda contenidos en el acuerdo no se muestran como cotizados o pagados.
  • No sirve como paz y salvo respecto de la deuda con Protección S.A.
  • Estos acuerdos se pueden celebrar con plazos hasta de 12 meses, para un plazo adicional se requiere de la autorización del jefe de área de cobro.
  • Los acuerdos celebrados deberán ser a su vez controlados en los pagos por el funcionario que los elaboró, debiendo efectuar la gestión de cobro ante los incumplimientos del empleador en una de las cuotas.
  • Todo pago debe estar soportado en planilla de autoliquidación o planilla en declaración y no pago.

Acuerdos de pago en Cobro Jurídico

En los procesos ejecutivos se puede, a través del abogado, realizar acuerdos de pago con el empleador. Los acuerdos se validan con el Departamento de Cobro Jurídico de Protección S.A., y se documentan por escrito en dos originales, uno para cada parte.

El acuerdo implica el reconocimiento de la obligación por parte del empleador, por los afiliados incluidos en el acuerdo, pudiendo estar la deuda sin depurar con el compromiso del empleador de reportar las novedades laborales en un plazo determinado y siempre que inicie los pagos. La suspensión del proceso o levantamiento de medidas de embargo solo podrá hacerse con la autorización del Departamento de Cobro Jurídico de Protección S.A.

Al igual que los acuerdos en cobro administrativo y prejurídico, no implica la Novación de Obligación, no reduce o condona intereses de mora, ni por su sola firma implica el cubrimiento de pensiones por la ocurrencia de una invalidez o muerte de los afiliados si no cumple con los requisitos de ley, ni se tienen los períovdos en deuda contenidos en el acuerdo como cotizados o pagados, y mucho menos sirve como paz y salvo de la deuda.

En los acuerdos de pago, los honorarios de abogado los debe asumir el empleador y en caso de no hacerse también genera el incumplimiento del acuerdo.

 

 

 

Costos del proceso de cobro a cargo del empleador

Los costos de los procesos de cobro administrativo y prejurídicos de aportes de Pensión Obligatoria son asumidos en su totalidad por la administradora. Los costos en los procesos ejecutivos son asumidos en primera instancia por la Sociedad Administradora quien los recobra al empleador que paga o es condenado en el proceso.

Cuando el pago es por acuerdo con el empleador los honorarios para el abogado se determinan dentro del mismo acuerdo y cuando es el juzgado quien fija las costas, depende del criterio de cada juez el valor por el que se condena al empleador.

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